Kinh nghiệm thuê phòng đào tạo, hội thảo, sự kiện tại Hà Nội

Kinh nghiệm thuê phòng đào tạo, hội thảo,sự kiện rất quan trọng. VITD sẽ tư vấn cho bạn các kinh nghiệm khi thuê phòng đào tạo.

Hiện nay nhu cầu thuê phòng đào tạo tại Hà Nội để tổ chức các khóa học kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, những chương trình hội thảo, báo cáo tổng kết của các đơn vị, doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Việc thuê được các địa điểm hợp lý, phù hợp với sự kiện là 1 khâu vô cùng quan trọng, nó quyết định tới uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp rất nhiều.

VITD là đơn vị chuyên cho thuê phòng đào tạo tại Hà Nội. Với nhiều năm trong nghề, VITD sẽ chia sẻ 1 số kinh nghiệm thuê phòng đào tạo,hội thảo, sự kiện để các bạn tham khảo.

1. Kinh nghiệm thuê phòng đào tạo về diện tích.

– Trước khi tham khảo các đơn vị cho thuê phòng đào tạo tại Hà Nội, bạn phải nắm được số lượng khách mời tham dự.

– Diện tích phòng nên phù hợp để đảm bảo không ảnh hưởng đến không khí của sự kiện. 

– Nên chọn phòng có diện tích phù hợp, để đảm bảo hiệu quả tốt nhất.

2. Ánh sáng, âm thanh, hệ thống máy móc trong phòng

– Đây là yếu tố rất quan trọng khi đến thực tế phòng. Bạn nên đảm bảo phòng có đủ ánh sáng, âm thanh để tránh gây khó chịu cho khách mời.

– Ánh sáng, âm thanh phải phù hợp với mục đích của sự kiện.

– Các phòng đào tạo, hội thảo phải có những trang thiết bị, nội thất cần thiết phục vụ cho công tác đào tạo như: bảng, bút viết, loa, micrô, máy chiếu, màn chiếu, wifi,…
– Điều hòa là thiết bị không thể thiếu trong phòng đào tạo, hội thảo để đảm bảo thoáng mát về mùa hè và ấm áp về mùa đông.

3. Cách setup phòng.

– Để đảm bảo tính hiệu quả, bạn nên nêu rõ mục đích sử dụng phòng với bên thuê, để được tư vấn hợp lý.

– Hiện nay có 4 kiểu setup phổ biến

+ Kiểu cổ điển: chỉ có ghế ngồi, được kê so le giữa các hàng, phù hợp với sự kiện lớn, đông người, không cần ghi chép.

+ Kiểu chữ U: Có cả bàn và ghế, phù hợp với các lớp học cần ghi chép và tương tác nhiều.

+ Kiểu lớp học: Như các lớp học bình thường, phù hợp với các lớp đào tạo, cần ghi chép

+ Kiểu phòng họp, hội nghị: đây là setup cho các cuộc họp nhóm, công ty, cần sự tiện nghi, lịch sự, phù hợp với các cuộc họp của doanh nghiệp

– Mỗi kiểu setup sẽ phù hợp với các sự kiện khác nhau. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, nên trao đổi kỹ với bên thuê phòng để được tư vấn cách setup hợp lý nhất

4. Không gian phòng đào tạo

– Không gian rất quan trọng, bởi nó tạo nên sự thoải mái của khách mời. Ấn tượng với đơn vị tổ chức sự kiện, và uy tín của doanh nghiệp. Yêu cầu cơ bản trong các sự kiện luôn là không gian thoáng, sạch sẽ, yên tĩnh, hệ thống cách âm tốt.

– Trong phòng phải có đầy đủ trang thiết bị, đồ dùng cần thiết cho sự kiện mình muốn tổ chức.

– Yêu cầu không gian xung quanh phải yên tĩnh nên cần có hệ thống cách âm.
– Phải có hệ thống phòng chống cháy nổ, vệ sinh sạch sẽ.

5. Các dịch vụ tiện ích đi kèm & thái độ phục vụ

– Hiện nay, hầu hết các đơn vị cho thuê phòng phòng đào tạo đều cung cấp các dịch vụ tiện ích như: teabreak, lễ tân, hoa tươi, trang trí sân khấu, in ấn tài liệu, thiết kế, thi công backdrop,…

– Nếu bạn muốn yêu cầu thêm dịch vụ gì. Nên báo với đơn vị thuê phòng để có thời gian chuẩn bị.

– Bạn nên biết rằng, khách mời không cần biết bạn thuê phòng, hay là phòng của bạn. Họ chỉ quan tâm tới các dịch vụ tại đơn vị tổ chức mà thôi. Nếu khách mời được tiếp đón bằng thái độ không nhiệt tình, dịch vụ của bạn không tốt. Hay bị lỗi, hay delay thì tất cả đều ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp bạn.

– Hãy làm việc rõ ràng và chắc chắn với đơn vị mà bạn hợp tác.

Quý khách có nhu cầu thuê hội trường tổ chức đào tạo, phòng hội thảo, sự kiện vui lòng liên hệ:
Hội trường VITD
Tầng 3 tòa nhà 25T2 Nguyễn Thị Thập – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội
HOTLINE:
Ms Trường – 0912 527 631 
Ms Hằng – 0942 397 535